Forklift kiralamada Excel ve kâğıtla yaşanan sorunlar
Forklift kiralama firmalarının müşterileri çoğunlukla depolar, fabrikalar, lojistik merkezleri ve şantiyelerdir. Bir kısmı birkaç günlüğüne makine alırken bir kısmı aynı forklifti bir yıl ya da daha uzun süre kullanır. Bu karışık yapı, takibi Excel ve WhatsApp ile yürüten firmalarda bir süre sonra kontrolün kaybolmasına yol açar. Forklift kiralama programı ihtiyacı genellikle uzun dönem kiralamalardaki bakım ve hasar takibinin zorlaşmasıyla belirginleşir.
- Uzun dönem kiralamada forkliftin periyodik bakım zamanı geçer, kimse fark etmez.
- Dönüşte çatalda eğilme, lastiklerde aşırı aşınma ya da kabin camında kırık çıkar; teslimdeki durumu gösteren kayıt yoktur.
- LPG'li forkliftlerde kaç tüp teslim edildiği ve kaçının geri geldiği karışır.
- Akülü forkliftlerde şarj cihazının ve akünün durumu teslimde yazılmaz.
- İstif makineleri ve transpaletler küçük oldukları için listelerde kaybolur.
Forklift iadesinde yaşanan hasar tartışmalarının nasıl yönetilebileceğini forklift kiralama hasar ve iade süreci rehberimizde ayrıntılı olarak ele aldık.
Relift ile forklift filosu yönetimi
Relift'te her forklift marka, model, seri numarası ve bakım periyoduyla sisteme girilir; yakıt tipi ve kaldırma kapasitesi gibi bilgiler makine tanımına eklenebilir. Her makineye özel QR etiketi üretilir. Saha ekibi etiketi okuttuğunda forkliftin kimliğini, geçmiş teslim ve iadelerini, açık arıza kayıtlarını telefonda görür ve doğrudan işlem yapar.
Filo durumu ekranı tüm forkliftleri sahada, depoda ve bakımda olarak gösterir. Makineleri tipe göre (örneğin 3 ton dizel, 2,5 ton LPG, 1,5 ton akülü, istif makinesi) ya da lokasyona göre gruplayabilirsiniz. Müşteri “önümüzdeki ay için iki adet akülü forklift” istediğinde hangi makinelerin depoda hazır, hangilerinin sahada ya da bakımda olduğunu hızlıca görürsünüz.
Forklift talepleri çoğu zaman kısa sürede karşılanması gereken taleplerdir; bir depo yarın sabah için ek makine isteyebilir. Böyle anlarda doğru makineyi hızla bulmak, hem müşteriyi kaybetmemek hem de aynı forklifti iki yere birden söz vermemek için önemlidir.
| Forklift tipi | Teslim ve iadede özellikle kaydedilecekler |
|---|---|
| Dizel forklift | Sayaç, yakıt seviyesi notu, çatal ve lastik fotoğrafları, kabin durumu |
| LPG'li forklift | Teslim edilen tüp bilgisi notu, sayaç, çatal ve gövde fotoğrafları |
| Akülü forklift | Akü ve şarj cihazı notu, sayaç, çatal ve lastik fotoğrafları |
| İstif makinesi | Akü durumu notu, çatal ve direk fotoğrafları, kumanda kolu durumu |
Forklift teslim ve iade akışı
- 1
QR ile kiralamayı başlat
Şoför forklifti müşteriye indirdiğinde QR etiketini okutur ve ilgili kiralamayı açar.
- 2
Sayaç ve fotoğraflar
Çalışma saati girilir; çatallar, lastikler, direk, kabin ve gövdenin fotoğrafları çekilir. LPG tüpü, akü veya yakıt durumu not edilir.
- 3
Müşteri SMS ile onaylar
Sözleşmedeki telefona tek kullanımlık kod gider. Onay, numara ve tarih-saatle sözleşmeye işlenir.
- 4
Kiralama süresince takip
Arıza bildirimi geldiğinde servis ekibi QR okutarak arıza kaydı açar, bakım tarihleri sistemden izlenir.
- 5
İade ve hasar tespiti
Dönüşte sayaç ve fotoğraflar yeniden alınır, teslimdeki kayıtlarla karşılaştırılır. Forklift depoya ya da bakıma alınır.
SMS onayı, müşteri tarafında teslimi kimin onayladığını netleştirir. Hukuki geçerliliği sözleşme türüne göre değişebileceğinden sözleşme yapınızı avukatınızla değerlendirmenizi öneririz. Teslim ve iade kayıtlarının ayrıntıları için teslim ve iade takibi sayfasına bakabilirsiniz.
Forkliftlerde bakım ve periyodik kontrol
Forkliftler yoğun kullanılan makinelerdir; sayaç değeri hızla artar ve bakım zamanı çabuk gelir. Relift'te her forklift için bakım periyodu tanımlanır, yaklaşan bakımlar için hatırlatma alınır. Sahada çıkan arızalar QR okutularak kaydedilir, böylece sık arızalanan makineleri ve tekrarlayan sorunları görebilirsiniz. Ayrıntılar için bakım takibi sayfasına göz atabilirsiniz.
Çatallar ve lastikler forkliftlerde en hızlı yıpranan parçalardır. Dolgu lastiklerin aşınması ya da çatal uçlarındaki eğilme kiralama süresince yavaş yavaş ilerler ve tek bir teslimde fark edilmeyebilir. Makine her döndüğünde aynı açılardan fotoğraf çekilmesi, bu değişimi zaman içinde izlemenizi ve parça değişimini zamanında planlamanızı kolaylaştırır.
Forkliftler ve istif makineleri, İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği kapsamında yetkili kişilerce periyodik kontrole tabidir. Kontrol aralıkları ve gereklilikler için güncel mevzuatı takip etmenizi öneririz. Relift bu kontrolleri yapmaz; ancak kontrol kayıtlarının ve tarihlerinin makine bazında kaybolmamasını sağlar.
Kısa ve uzun dönem forklift kiralamayı birlikte yönetmek
Forklift kiralama firmalarının çoğu iki farklı iş modelini aynı anda yürütür. Bir yanda birkaç günlük ya da haftalık kiralamalar vardır: bir şantiyede malzeme indirme, bir fabrikada makine taşıma, bir depoda sezonluk yoğunluk. Diğer yanda bir müşteriye aylarca, bazen yıllarca verilen forkliftler bulunur. Kısa kiralamalar hızlı devir ve sık teslim demektir; uzun kiralamalar ise makinenin uzun süre gözden uzak kalması ve bakımın müşteri sahasında yapılması anlamına gelir.
Relift iki modeli aynı kayıt yapısıyla yönetir. Kısa kiralamalarda QR okutma, sayaç girişi, fotoğraf ve SMS onayından oluşan akış teslimi hızlandırır. Uzun kiralamalarda ise bakım hatırlatmaları ve arıza kayıtları öne çıkar; servis ekibi müşteri sahasına gittiğinde QR okutarak yaptığı işi makinenin geçmişine ekler.
- Kısa kiralamalarda her teslim ve iade ayrı kayıtla, tarih-saatiyle tutulur.
- Uzun kiralamalarda periyodik bakım ziyaretleri makine geçmişine işlenir.
- Arıza nedeniyle müşteriye gönderilen yedek forklift, kendi teslim ve iade kaydıyla izlenir.
- Her iki modelde de filo ekranı makinenin sahada olduğunu gösterir.
Hakediş, doluluk ve forklift başına kazanç
Uzun dönem forklift kiralamalarında müşteri bazında dönemsel borç takibi önemlidir. Relift'in hakediş takibi, her müşterinin kiralama dönemine göre ne kadar borçlandığını izlemenize yardımcı olur; gelişmiş hakediş takibi Orta plan ve üzerinde yer alır.
Aylık dönemlerle ilerleyen kiralamalarda bir forkliftin arıza nedeniyle değiştirilmesi ya da müşteriye ek makine gönderilmesi sık yaşanır. Her makine hareketi ayrı teslim ve iade kaydıyla tutulduğunda, dönem sonunda hangi forkliftin hangi tarihler arasında müşteride kaldığı kayıtlardan okunur; hesap, hatırlanan bilgiye değil kayda dayanır.
Raporlar ekranı her forkliftin kazancını, doluluk oranını ve boşta kalma süresini gösterir. Örneğin akülü forkliftlerin neredeyse sürekli kirada olduğunu, buna karşılık bazı yüksek tonajlı dizel makinelerin depoda beklediğini görmek, filoyu müşteri talebine göre şekillendirmenize yardımcı olur.
Bu forklift kiralama yazılımı kimler için uygun?
- Ağırlıklı olarak forklift ve istif makinesi kiralayan firmalar
- Forkliftin yanında manlift ve makaslı platform da kiralayan karma filolar
- Uzun dönem depo ve fabrika kiralamaları yapan, bakım takibini sistemleştirmek isteyen işletmeler
- Birden fazla şube veya depoyla çalışan büyük kiralama şirketleri
Paketler makine ve kullanıcı sayısına göre ayrılır, aylık planlar taahhütsüzdür. Güncel paket ve fiyat bilgisini fiyatlar bölümünde bulabilirsiniz.
Forklift kiralama programına geçiş
Forklift listenizi Excel olarak paylaşın; Relift ekibi aktarımı yapar, QR kodlarını üretir ve ekibinize kısa bir eğitim verir. Arayüz eldivenle, ayakta kullanılacak kadar sade olduğu için şoför ve teknisyenler genellikle ilk gün sisteme alışır. Kendi filonuzla görmek için demo talep edebilirsiniz.
İstif makineleri ve küçük ekipmanlar için de aynı yöntem geçerlidir: her biri ayrı kayıt olarak tanımlanır ve kendi QR etiketini alır. Etiketin makinenin kolay görülen, yıkama ve sürtünmeden az etkilenen bir yerine yapıştırılması, uzun dönem kiralamalarda bile okunabilir kalmasını sağlar. Müşteride aylarca kalan forkliftleri bir sonraki servis ziyaretinde etiketlemek de mümkündür.