Makine Doluluk Oranı Nasıl Hesaplanır? Formül, Örnek ve Yorum

Makine doluluk oranı, bir makinenin belirli bir dönemde kiralanabilir olduğu sürenin ne kadarında gerçekten kirada olduğunu gösteren yüzdedir. Kiralama sektöründe kullanım oranı veya utilizasyon olarak da anılır. Forklift, manlift, makaslı platform ya da vinç fark etmez; her makine, kirada olmadığı her gün amortisman, sigorta, depolama ve finansman maliyeti üretmeye devam eder.

Yeni bir makinenin alım kararı genellikle “müşteriler sürekli bu makineyi soruyor” hissine dayanır. Bu his çoğu zaman doğrudur, ama bazen yalnızca birkaç yoğun haftanın etkisidir. Doluluk oranı bu hissi ölçülebilir hale getirir. Doluluk oranını düzenli hesaplayan bir firma şu sorulara veriyle cevap verebilir: Hangi makine tipine yeni yatırım yapmalıyım? Hangi makineleri satmalı veya başka bir şubeye kaydırmalıyım? Fiyatlarım piyasaya göre yüksek mi, düşük mü? Bakım süreçlerim makineyi gereğinden uzun mu bekletiyor?

Doluluk oranı hesaplama için en yaygın kullanılan formül şudur:

• Kirada geçen gün: Makinenin müşteriye teslim edildiği andan iade alındığı ana kadar geçen gün sayısı. Teslim ve iade günlerini hakedişte olduğu gibi tutarlı bir kuralla sayın.
• Kullanılabilir gün: Dönemdeki takvim günlerinden, makinenin kiraya verilemeyeceği planlı bakım, periyodik kontrol ve onarım günlerinin çıkarılmasıyla bulunur.
• Dönem: Genellikle bir ay seçilir; mevsimsellik görmek için üç aylık ve yıllık hesaplar da yararlıdır.

Saatlik kiralanan makinelerde, örneğin operatörlü vinçlerde, aynı formül gün yerine saatle de uygulanabilir. Önemli olan pay ve paydanın aynı birimde ve aynı kurallarla sayılmasıdır.

Basit bir örnekle: 30 günlük bir ayda 2 gün planlı bakımda kalan ve 21 gün kirada olan bir forkliftin kullanılabilir günü 30 − 2 = 28’dir. Doluluk oranı 21 / 28 × 100 = %75 olur. Aynı makine için takvim bazlı oran ise 21 / 30 × 100 = %70’tir. Hangi oranı raporladığınızı her zaman belirtin; aksi halde iki farklı rapor aynı makine için farklı sonuçlar gösteriyormuş gibi görünür.

Doluluk oranında en çok tartışılan konu bakım günleridir. İki yaklaşım vardır ve ikisinin de mantığı farklıdır:

Pratikte iki oranı birlikte izlemek en sağlıklısıdır. Kullanılabilirlik bazlı oran satış ekibinin performansını, iki oran arasındaki fark ise bakımın makineyi ne kadar sahadan uzak tuttuğunu gösterir. Fark büyüyorsa bakım planlamanızı veya servis kapasitenizi gözden geçirmeniz gerekebilir.

Aşağıdaki tablo, 31 günlük bir ay için dört makinelik örnek bir filonun doluluk hesabını gösterir. Rakamlar tamamen örnek amaçlıdır.

Filo toplamında kullanılabilirlik bazlı doluluk 87 / 116 × 100 = %75,0 çıkar. Aynı filoyu takvim bazlı hesaplarsak payda 4 × 31 = 124 gün olur ve oran 87 / 124 × 100 ≈ %70,2’ye düşer. Aradaki yaklaşık 5 puanlık fark, bakım günlerinin filo üzerindeki etkisidir.

Filo toplamını hesaplarken makinelerin yüzdelerinin basit ortalamasını almak yerine gün toplamlarını kullanın. Basit ortalama, az kullanılabilir günü olan makinelere olduğundan fazla ağırlık verir.

Tablodan çıkan ilk izlenim de dikkat çekicidir: eklemli platform C, kullanılabilir 26 günün 14’ünde depoda beklemiştir. Bu makine için ilk sorulacak soru, boşta geçen günlerde gerçekten talep olup olmadığı, yoksa talep olduğu halde satış ekibinin makineyi “bakımda” sanıp sanmadığıdır. Kayıtlardaki durum bilgisi yanlışsa, sorun talepte değil bilgide olabilir.

Doluluk oranı tek başına yanıltıcı olabilir. Yüksek günlük fiyatlı bir makine düşük dolulukla bile iyi kazandırabilir; düşük fiyatlı bir makine ise yüksek dolulukla bile beklentinin altında kalabilir. Bu yüzden doluluğu makine başı kazançla birlikte okuyun.

• Eklemli platform C en yüksek günlük bedele sahip, ancak %46 doluluk ve yüksek bakım gideriyle net katkısı makaslı platformla neredeyse aynı. Ya fiyatı, ya pazarlaması, ya da bakım süreci gözden geçirilmeli.
• Telehandler D neredeyse hiç boşta kalmıyor. Talep bu düzeyde sürüyorsa aynı sınıftan ikinci bir makine düşünülebilir veya fiyat artışı değerlendirilebilir.
• Boşta kalma süresi (kullanılabilir gün − kirada gün), makinenin depoda hazır bekleyip para kazanmadığı süredir. Bu süreyi düşürmenin en hızlı yolu, iade sonrası kontrolü hızlandırmak ve depodaki makineleri satış ekibine anlık göstermektir.

Filo genelindeki tek bir oran, yönetim için iyi bir özet olsa da karar almak için yeterli değildir. Aynı %75’lik filo doluluğu, bir makine tipinde ciddi kapasite eksikliğini, başka bir tipte ise gereğinden fazla yatırımı gizleyebilir. Bu yüzden oranı farklı kırılımlarla izleyin.

Mevsimsellik özellikle önemlidir. İnşaat sektörüne bağlı çalışan platform ve iş makinesi filolarında kış aylarında doluluğun düşmesi olağan olabilir. Bu dönemde periyodik kontrol ve büyük bakımları planlamak, yoğun sezonda makinelerin kirada kalma süresini artırır.

• Teslim ve iade tarihlerini tahminle girmek: Gerçek tarih-saat yerine sözleşmedeki planlanan tarihlerin kullanılması, oranı olduğundan yüksek veya düşük gösterir.
• Satılan veya yeni alınan makineleri tüm ay için saymak: Ay ortasında filoya katılan bir makinenin kullanılabilir günleri, katıldığı günden itibaren sayılmalıdır.
• Nakliye günlerini göz ardı etmek: Uzak şantiyelere gidiş ve dönüş günlerinin kirada mı sayılacağı, hakediş kuralınızla tutarlı olmalıdır.
• Yalnızca filo ortalamasına bakmak: Ortalama iyi görünürken birkaç makine aylarca boşta kalabilir.
• Geliri hesaba katmamak: Yüksek doluluğu, çok düşük fiyatlarla elde ediyorsanız oran yanıltıcı bir başarı göstergesi olur.

1. 1

   Durumu anlık görün

   Hangi makinenin sahada, depoda veya bakımda olduğunu güncel bilmek, satış ekibinin boştaki makineyi kaçırmamasını sağlar.

2. 2

   İade sonrası süreyi kısaltın

   İade alınan makinenin kontrol edilip tekrar kiraya hazır hale gelmesi için hedef süre belirleyin ve ölçün.

3. 3

   Bakımı planlayın

   Periyodik bakım ve kontrolleri düşük talep dönemlerine veya iade aralarına denk getirin.

4. 4

   Dönüş tarihlerini izleyin

   Yaklaşan iadeleri önceden bilmek, bir sonraki kiralamayı makine dönmeden ayarlamanızı sağlar.

5. 5

   Aylık olarak karşılaştırın

   Makine ve tip bazında doluluğu her ay izleyin; sürekli düşük kalan makineler için karar alın.

Doluluk hesabının girdisi teslim ve iade tarihleridir; bu tarihleri doğru kaydetmek için manlift kiralama takibi rehberindeki adımlar diğer makine tipleri için de geçerlidir.

Yukarıdaki hesap Excel ile yapılabilir; zorluk, her ay doğru teslim, iade ve bakım günlerini toplamaktır. Relift’te teslim ve iade kayıtları QR okutmayla tutulur, makinenin sahada, depoda veya bakımda olduğu bu kayıtlardan güncellenir. Raporlar bölümünde makine başı kazanç, doluluk oranı ve boşta kalma süresi bu verilerden hazırlanır.

Ayrıntılar için raporlar ve doluluk analizi ile filo durumu takibi sayfalarına göz atabilirsiniz.