Makine teslim tutanağı nedir, ne işe yarar?
Makine teslim tutanağı, kiralama sözleşmesinin sahadaki tamamlayıcısıdır. Sözleşme ticari şartları belirler; teslim tutanağı ise makinenin teslim anındaki fiili durumunu belgeler. Forklift, manlift, makaslı platform, telehandler ya da ekskavatör fark etmez: hangi makine olursa olsun, iade sırasında ortaya çıkabilecek her tartışmada ilk bakılan belge teslim tutanağıdır.
- Hasar tartışmalarını önler: Teslimde mevcut olan çizik, ezik veya eksik parçalar kayda geçer.
- Kullanım süresini belgeler: Sayaç değeri, saatlik kullanım sınırı olan sözleşmelerde aşım hesabının temelidir.
- Sorumluluğu netleştirir: Makinenin hangi tarih ve saatten itibaren müşterinin sorumluluğunda olduğunu gösterir.
- Hakedişe dayanak olur: Teslim tarihi, kira başlangıcının ve gün sayısının referansıdır.
Pek çok firma teslim tutanağını yalnızca bir formalite olarak görür ve “makine sağlam teslim edilmiştir” gibi tek satırlık bir ifadeyle yetinir. Oysa bu ifade, iade sırasında bulunan bir çatlağın teslimden önce mi sonra mı oluştuğunu göstermez. İyi hazırlanmış bir teslim tutanağı, makinenin kimliğini, ölçülebilir değerlerini ve görünür durumunu ayrı ayrı belgeler; böylece iki taraf da neyi kabul ettiğini açıkça bilir.
Teslim tutanağı örneği: olması gereken alanlar
Aşağıdaki tablo, kiralama firmalarının kendi formlarına uyarlayabileceği genel bir teslim tutanağı örneğidir. Tüm alanlar her makine tipi için geçerli olmayabilir; örneğin akülü bir makaslı platformda yakıt seviyesi yerine akü şarj durumu yazılır. Formunuzu hazırlarken alanları kendi sözleşme yapınıza göre düzenleyin.
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Tutanak no | Her tutanağa verilen tekil numara; sözleşme numarasıyla ilişkilendirilir. |
| Sözleşme no | Teslimin bağlı olduğu kiralama sözleşmesinin numarası. |
| Kiraya veren firma | Firma unvanı, adres ve teslimi yapan personelin adı soyadı. |
| Kiracı firma | Unvan, vergi bilgileri ve teslim alan yetkilinin adı soyadı, unvanı, telefonu. |
| Teslim adresi | Şantiye veya tesis adresi; büyük projelerde blok veya parsel bilgisi. |
| Teslim tarihi ve saati | Makinenin fiilen teslim edildiği an; kira başlangıcının referansı. |
| Makine tipi ve modeli | Örneğin akülü forklift 2,5 ton, 12 m makaslı platform, dizel eklemli platform. |
| Marka, seri no, envanter kodu | Makinenin kesin kimliği; plaka veya şasi no varsa o da yazılır. |
| Sayaç (çalışma saati) | Teslim anındaki saat sayacı değeri; mümkünse sayacın fotoğrafıyla birlikte. |
| Akü şarj / yakıt seviyesi | Yüzde veya çentik olarak; LPG’li forkliftlerde tüp sayısı ve doluluğu. |
| Teslim edilen aksesuarlar | Şarj cihazı, yedek LPG tüpü, çatal uzatma, sepet, kumanda, anahtar sayısı. |
| Belgeler | Kullanım kılavuzu, son periyodik kontrol raporunun kopyası veya erişim bilgisi. |
| Görsel durum | Gövde, boya, camlar, koruyucu kafes, sepet ve korkuluklar; mevcut hasarların tarifi. |
| Lastik / palet durumu | Aşınma, kesik veya hasar olup olmadığı; dolgu veya havalı lastik bilgisi. |
| Fonksiyon testi | Kaldırma, indirme, yürüme, direksiyon, fren, acil stop ve acil indirmenin çalıştığı. |
| Kullanım bilgilendirmesi | Operatöre veya yetkiliye temel kullanım ve güvenlik bilgisinin verildiği. |
| Fotoğraf referansı | Çekilen fotoğrafların sayısı ve nerede saklandığı. |
| Notlar | Müşterinin itiraz veya özel talepleri, sahaya ilişkin gözlemler. |
| Onay | Teslim eden ve teslim alanın imzası veya dijital onay kaydı, tarih ve saat. |
Teslimde neleri fotoğraflamalısınız?
Teslim tutanağındaki yazılı açıklamalar ne kadar ayrıntılı olursa olsun, fotoğraf olmadan “bu çizik vardı” ile “yoktu” arasındaki tartışma kolay çözülmez. Fotoğrafların tarih ve saat bilgisiyle saklanması ve ilgili tutanağa bağlanması gerekir. Aşağıdaki sırayı her teslimde aynı şekilde uygulayın:
- 1
Genel görünüm
Makineyi dört yönden, tamamı kadraja girecek şekilde fotoğraflayın; arka planda teslim yeri görünürse daha iyidir.
- 2
Kimlik etiketi
Seri no plakasını, envanter kodunu veya QR etiketi okunur şekilde çekin.
- 3
Sayaç ve gösterge
Çalışma saati sayacını, akü şarj göstergesini veya yakıt seviyesini net biçimde fotoğraflayın.
- 4
Kritik parçalar
Forkliftte çatallar, direk ve zincirler; platformda sepet, korkuluk kilitleri ve kumanda paneli; iş makinesinde kova ve hidrolik hortumlar.
- 5
Lastik ve alt takım
Her lastiği veya paleti ayrı ayrı çekin; aşınma ve kesikleri yakın planda belgeleyin.
- 6
Mevcut hasarlar
Var olan her çizik, ezik veya kırığı hem yakından hem de makinedeki yerini gösterecek şekilde uzaktan çekin.
- 7
Aksesuarlar
Şarj cihazı, yedek tüp, anahtar ve diğer teslim edilen ekipmanları birlikte fotoğraflayın.
Fotoğrafları gün ışığında ve mümkünse makine temizken çekin; kir ve çamur, küçük hasarları gizleyebilir. Gece veya kapalı alanda yapılan teslimlerde el feneri kullanın ve bulanık fotoğrafları o anda tekrarlayın. Ortalama bir forklift veya platform teslimi için 15 ile 25 fotoğraf genellikle yeterlidir; önemli olan sayıdan çok, her seferinde aynı açıların kullanılmasıdır.
Makine tipine göre ek kontrol kalemleri
Genel şablon her makine için temel çerçeveyi verir; ancak bazı makine tiplerinde ek kalemler tutanağa mutlaka eklenmelidir.
| Makine tipi | Ek kontrol kalemleri |
|---|---|
| Forklift | Çatal uçları ve topukları, direk zincirleri, LPG tüpü bağlantısı veya akü su seviyesi, koruyucu kafes, ikaz lambası. |
| Makaslı platform | Makas kolları ve pimler, uzatma tablası, sepet kapısı kilidi, eğim alarmı, şarj kablosu. |
| Eklemli / teleskopik platform | Bom ve jib hareketleri, sepet döndürme, yük sensörü, emniyet kemeri bağlantı noktaları. |
| Telehandler | Bom uzatma, çatal veya ataşman kilidi, denge ayakları, yük diyagramı etiketi. |
| Ekskavatör / iş makinesi | Kova dişleri, hidrolik hortumlar, palet gerginliği veya lastikler, kabin camları. |
Teslim tutanağını iadede nasıl kullanmalısınız?
Teslim tutanağının asıl değeri iade sırasında ortaya çıkar. İadede aynı formu yeniden doldurun ve teslimdeki değerlerle yan yana karşılaştırın. Sayaç farkı, akü veya yakıt seviyesi, yeni hasarlar ve eksik aksesuarlar böylece kendiliğinden görünür hale gelir.
- 1Teslim fotoğraflarını yanınızda açın ve aynı açılardan yeniden çekin.
- 2Sayaç değerini okuyun; sözleşmedeki kullanım sınırıyla karşılaştırın.
- 3Aksesuar listesini tek tek sayın.
- 4Fark tespit ederseniz müşteri yetkilisiyle birlikte not alın ve imzasını veya onayını isteyin.
- 5Tartışmalı durumlarda kararı sonraya bırakın, ancak tespiti mutlaka o anda yapın.
Forklift özelinde iade ve hasar tespitini ayrıntılı anlattığımız forklift kiralama hasar ve iade süreci rehberi de işinize yarayabilir.
Teslim tutanağında sık yapılan hatalar
- Teslim alanın kim olduğunu yazmamak: Şantiyede rastgele birine imzalatılan tutanak, sonradan “o kişi yetkili değildi” itirazına açıktır.
- Saati boş bırakmak: Günlük kiralamalarda yarım gün farkı bile hakedişi etkiler.
- “Sağlam teslim edildi” demekle yetinmek: Genel ifadeler, mevcut hasarları belgelemez.
- Fotoğrafları kişisel telefonda bırakmak: Personel değiştiğinde veya telefon kaybolduğunda kanıt da kaybolur.
- Kâğıt tutanağı ofise geç getirmek: Haftalarca araçta bekleyen tutanaklar kaybolur veya okunmaz hale gelir.
Teslim tutanağını sürece yerleştirmek: kim, ne zaman, nasıl?
İyi bir şablon tek başına yetmez; tutanağın her teslimde aynı şekilde doldurulması gerekir. Bunun için sorumlulukları ve zamanlamayı netleştirin.
| Aşama | Sorumlu | Yapılacak iş |
|---|---|---|
| Depodan çıkış öncesi | Depo sorumlusu | Makine kimliği, sayaç, akü veya yakıt ve aksesuarları ön kontrol olarak kaydeder. |
| Sahaya varış | Teslimi yapan şoför veya teknisyen | Teslim yerinde fotoğrafları çeker, fonksiyon testini müşteriye gösterir. |
| Teslim anı | Teslimi yapan personel ve müşteri yetkilisi | Tutanağı birlikte gözden geçirir, onaylar ve tarih-saati yazar. |
| Aynı gün | Operasyon / ofis | Tutanağı ve fotoğrafları sözleşme kaydıyla eşleştirip arşivler. |
Depodan çıkış öncesi yapılan ön kontrol, özellikle uzak şantiyelere yapılan teslimlerde önemlidir. Nakliye sırasında oluşabilecek bir hasar, depo çıkışı ile saha teslimi arasındaki farktan anlaşılabilir. Ayrıca teslim sırasında müşteri yetkilisinin bulunmadığı durumlar için bir prosedür belirleyin: teslimi kim kabul edebilir, onay nasıl alınır, eksik kalan bilgi ne zaman tamamlanır?
Kâğıttan dijital teslim tutanağına geçiş
Yukarıdaki şablonu kâğıt form olarak kullanmak tamamen mümkündür. Ancak teslim sayısı arttıkça kâğıt formlar ve dağınık fotoğraflar yönetilmesi zor bir arşive dönüşür. Dijital bir teslim kaydı, fotoğrafların ve onayın tutanakla birlikte tek yerde saklanmasını sağlar.
Relift’te saha personeli makinenin QR etiketini telefonla okutarak teslim kaydını başlatır; tarih-saat, personel, sayaç değeri ve durum fotoğrafları kayda eklenir. Müşterinin sözleşmedeki telefonuna gönderilen tek kullanımlık kodla sözleşme onaylanır ve numara ile zaman bilgisi sözleşmeyle birlikte saklanır. İade de aynı şekilde kaydedildiği için iki kayıt yan yana karşılaştırılabilir. Ayrıntılar için teslim ve iade takibi ile SMS ile sözleşme onayı sayfalarına bakabilirsiniz.