Kiralama hakedişi nedir, nasıl hesaplanır?
Kiralama hakedişi, belirli bir dönemde müşteriye kiralanan makineler için doğan bedelin dökümüdür. Genellikle aylık olarak hazırlanır ve fatura öncesinde müşteriyle mutabakat sağlamak için kullanılır. Kiralama hakediş hesaplama, temelde üç bilgiye dayanır: makinenin kirada kaldığı süre, uygulanan birim fiyat ve sözleşmede tanımlı indirim veya ek kalemler.
Hesap basit görünse de pratikte tartışma çıkaran ayrıntılar çoktur: teslim günü sayılır mı, arızalı gün düşülür mü, pazar günü kira işler mi, minimum süre var mı? Bu soruların cevabı firmadan firmaya ve sözleşmeden sözleşmeye değişir. Bu yüzden aşağıdaki örnekleri doğrudan kural olarak değil, kendi sözleşmenize uyarlayacağınız bir çerçeve olarak okuyun.
Günlük, haftalık ve aylık kiralamada hakediş mantığı
Makine kiralamada en yaygın üç fiyatlama modeli günlük, haftalık ve aylık kiralamadır. Operatörlü vinç ve bazı iş makinelerinde ise saatlik fiyatlama sık görülür. Her modelin hakedişe etkisi farklıdır.
| Model | Tipik kullanım | Hakediş mantığı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Günlük | Kısa işler, bakım ve montaj | Kirada geçen gün × günlük bedel | Teslim ve iade günlerinin sayılıp sayılmadığı |
| Haftalık | Birkaç haftalık şantiye işleri | Tam haftalar × haftalık bedel + kalan günler | Kalan günlere hangi fiyatın uygulanacağı |
| Aylık | Uzun süreli şantiye ve tesis kiralamaları | Aylık bedel veya gün bazında oransal hesap | Kısmi ayların ve eksik günlerin hesabı |
| Saatlik (operatörlü) | Vinç ve operatörlü iş makinesi | Çalışılan saat × saatlik bedel + ek kalemler | Minimum saat, mesai dışı ve nakliye |
Örnek 1: Günlük ve haftalık forklift kiralaması
Bir müşteri 3 tonluk dizel forklifti 17 günlüğüne kiralıyor. Sözleşmede günlük bedel ve haftalık bedel ayrı tanımlanmış; tam haftalara haftalık bedel, kalan günlere günlük bedel uygulanıyor. Teslim günü sayılıyor, iade günü sayılmıyor.
| Kalem (örnek) | Hesap | Tutar (KDV hariç) |
|---|---|---|
| Günlük bedel (örnek) | — | 2.500 TL |
| Haftalık bedel (örnek) | — | 12.000 TL |
| Tam hafta sayısı | 17 gün = 2 hafta + 3 gün | — |
| Haftalık kısım | 2 × 12.000 TL | 24.000 TL |
| Günlük kısım | 3 × 2.500 TL | 7.500 TL |
| Toplam hakediş | 24.000 + 7.500 | 31.500 TL |
Aynı kiralama yalnızca günlük fiyattan hesaplansaydı 17 × 2.500 = 42.500 TL olurdu. Müşteri açısından da durum benzerdir: işin süresi belirsizse, kademeli fiyatlamanın nasıl uygulanacağını baştan bilmek bütçe planlamasını kolaylaştırır. Bu fark, haftalık ve aylık fiyatlamanın neden sözleşmede açıkça tanımlanması gerektiğini gösterir. Bazı firmalar kalan günler belirli bir sayıyı aştığında bir hafta daha yazar; bu da yazılı bir kural olmalıdır.
Örnek 2: Aylık kiralamada kısmi ay ve eksik gün
Aylık kiralamalarda en sık sorulan iki konu kısmi aylar ve arıza nedeniyle çalışılamayan günlerdir. Uzun süreli şantiye kiralamalarında makine ay ortasında teslim edilir, sonraki aylarda tam ay olarak devam eder ve son ayda yine kısmi olarak kapanır; her kısmi ay için aynı kuralın uygulanması gerekir. Aşağıdaki örnekte aylık bedel 30 gün esasına göre güne bölünüyor ve kiraya veren kaynaklı arıza günleri sözleşme gereği hakedişten düşülüyor.
| Kalem (örnek) | Hesap | Tutar (KDV hariç) |
|---|---|---|
| Aylık bedel, 12 m makaslı platform (örnek) | — | 30.000 TL |
| Günlük karşılık | 30.000 / 30 | 1.000 TL |
| Teslim tarihi | 12 Ekim | — |
| Ekim ayında kirada geçen gün | 12–31 Ekim (teslim günü dahil) | 20 gün |
| Arıza nedeniyle çalışılamayan gün | Servis kaydına göre | 2 gün |
| Faturalanacak gün | 20 − 2 | 18 gün |
| Ekim hakedişi | 18 × 1.000 TL | 18.000 TL |
- Hangi gün esas alınır? Bazı firmalar ayı 30 gün, bazıları takvim günü sayısıyla böler. Hangisi seçilirse seçilsin sözleşmede yazılı olmalıdır.
- Kimden kaynaklı arıza? Kullanıcı hatasından kaynaklanan arızalar genellikle düşülmez; bunun ayrımı servis kaydına dayanmalıdır.
- Eksik gün kanıtı: Arızanın bildirildiği ve giderildiği tarih-saat kayıtlı değilse, düşülecek gün sayısı tartışma konusu olur.
Örnek 3: Operatörlü saatlik vinç hakedişi ve puantaj
Operatörlü vinç kiralamada hakediş, sahada tutulan puantaja dayanır. Mobil vinç, hiyap veya operatörlü telehandler gibi işlerde birim genellikle saattir ve tek bir günün içinde bekleme, kurulum ve fiili çalışma süreleri birbirine karışabilir. Puantaj, her gün için başlangıç ve bitiş saatini, varsa molaları ve müşteri yetkilisinin onayını içerir. Aşağıdaki örnekte günlük minimum 4 saat uygulanıyor ve mobilizasyon bedeli ayrı yazılıyor.
| Gün (örnek) | Çalışılan saat | Faturalanan saat | Not |
|---|---|---|---|
| Pazartesi | 6 | 6 | — |
| Salı | 3 | 4 | Günlük minimum 4 saat uygulandı |
| Çarşamba | 8 | 8 | — |
| Perşembe | 0 | 0 | Hava koşulu; sözleşmeye göre ücretsiz |
| Cuma | 5 | 5 | — |
| Toplam | 22 | 23 | — |
| Kalem (örnek) | Hesap | Tutar (KDV hariç) |
|---|---|---|
| Saatlik bedel, operatör dahil (örnek) | — | 3.000 TL |
| Çalışma bedeli | 23 × 3.000 TL | 69.000 TL |
| Mobilizasyon / nakliye (örnek) | Sabit | 5.000 TL |
| Haftalık hakediş | 69.000 + 5.000 | 74.000 TL |
Hakedişte ek kalemler: nakliye, sayaç aşımı, yakıt ve hasar
Hakediş yalnızca kira bedelinden oluşmaz. Birçok kiralamada ek kalemler de faturalanır ve bunlar ayrı satırlarda, dayanaklarıyla gösterilmezse tartışmanın en kolay başladığı yer olur. Aşağıdaki tablo sık görülen ek kalemleri ve dayanaklarını özetler.
| Ek kalem | Hesap mantığı | Dayanak |
|---|---|---|
| Nakliye / mobilizasyon | Sabit bedel veya mesafeye göre | Sözleşme ve sevk kaydı |
| Sayaç aşımı | Sözleşmedeki saat sınırını aşan her saat için ek bedel | Teslim ve iade sayaç değerleri |
| Yakıt veya LPG | Eksik iade edilen yakıt veya tüp için bedel | Teslim ve iade yakıt kaydı |
| Temizlik | Aşırı kirli iade edilen makine için bedel | İade fotoğrafları |
| Hasar | Onarım veya parça bedeli | Teslim-iade karşılaştırması, servis faturası |
| Mesai dışı çalışma | Hafta sonu veya gece çalışması için farklı birim fiyat | Onaylı puantaj |
Örneğin aylık kiralanan bir forkliftte sözleşme ayda 200 çalışma saati içeriyorsa ve sayaç farkı 236 saat çıkmışsa, 36 saatlik aşım sözleşmedeki saatlik aşım bedeliyle (örnek: 150 TL) çarpılır ve hakedişe 5.400 TL ek kalem olarak yazılır. Bu hesabın tartışmasız olması tamamen teslim ve iade sayaç kayıtlarının güvenilirliğine bağlıdır.
Hakedişte sık yaşanan anlaşmazlıklar ve önleme yolları
- “Makineyi daha önce bırakmıştık”: Müşteri iade için aradığını, ancak makinenin geç alındığını söyler. İade talebinin tarih-saatini kaydetmek ve sözleşmede iade bildirim kuralını tanımlamak bu tartışmayı önler.
- “Makine üç gün çalışmadı”: Arıza bildiriminin ve giderilme zamanının kaydı yoksa gün sayısı pazarlığa döner.
- “Bu uzatmayı onaylamadık”: Telefonla yapılan uzatmaları kısa bir yazılı teyitle kayda geçirin.
- “Saatler fazla yazılmış”: Puantajı gün sonunda müşteri yetkilisine onaylatın.
- “Bu hasar bizden değil”: Teslimde fotoğraf ve sayaç kaydı yoksa hasar bedelini kanıtlamak zorlaşır.
Ay sonu hakediş hazırlama adımları
- 1
Dönemi belirleyin
Hakediş dönemini (örneğin 1–31 Ekim) ve bu dönemde aktif olan tüm kiralamaları listeleyin.
- 2
Teslim ve iade tarihlerini çekin
Her makine için dönem içindeki teslim ve iade tarih-saatlerini kayıtlardan alın; uzatmaları ekleyin.
- 3
Eksik günleri düşün
Arıza ve servis kayıtlarına göre düşülecek günleri belirleyin ve dayanağını not edin.
- 4
Puantajı ekleyin
Saatlik kiralamalarda onaylı puantajdan faturalanacak saatleri hesaplayın.
- 5
Ek kalemleri yazın
Nakliye, mobilizasyon, sayaç aşımı veya hasar bedeli gibi kalemleri ayrı satırlarda gösterin.
- 6
Müşteriyle mutabakat sağlayın
Hakediş dökümünü dayanaklarıyla birlikte müşteriye gönderin ve onayını alın, ardından faturalandırın.
Teslim ve iade kayıtları ne kadar eksiksizse bu adımlar o kadar hızlı ilerler. Kayıtların nasıl tutulacağını makine teslim tutanağı rehberinde anlatıyoruz.
Hakediş takibini bir kiralama programıyla kolaylaştırmak
Hakediş hesaplamanın zorluğu formülde değil, dağınık veridedir: teslim tarihi bir tutanakta, arıza günü bir mesajda, uzatma bir telefon görüşmesinde kalır. Relift’te teslim ve iade kayıtları tarih-saat, personel, sayaç ve fotoğraflarla tutulur; arıza ve bakım kayıtları makine bazında saklanır. Orta plan ve üzerinde sunulan hakediş takibi, bu kayıtları ay sonu dökümüne dönüştürmeyi kolaylaştırır.
Relift bir muhasebe veya e-fatura programı değildir; faturalandırmayı mevcut muhasebe süreciniz üzerinden yapmaya devam edersiniz. Ayrıntılar için hakediş takibi sayfasına, operatörlü kiralamalar için vinç kiralama programı sayfasına bakabilirsiniz.